PERSONALIDAD DE LA SECRETARIA EJECUTIVA MODERNA

Personalidad de la secretaria ejecutiva 

Toda secretaria eficiente debe poseer cualidades personales, que conjuntamente con las destrezas y conocimientos le permitirán desarrollar su trabajo de la manera más óptima y además le ayudarán a trabajar con otras personas como miembros de un equipo.  Dentro de las cualidades personales más importantes que una secretaria debe poseer son las siguientes: 

Discreción.-  Es vital para toda secretaria, puesto que ocupa un cargo de confianza y tiene acceso a material considerado reservado, deberá tener los documentos alejados de miradas indiscretas, además de mantener la prudencia respecto a la información que conoce.  

Adaptabilidad.- Se requiere que toda secretaria tenga la capacidad para poder adaptarse a los cambios de ambiente, de funciones y de normas dentro de su trabajo. Esto significa que debe tener disposición favorable ante cambios bruscos en su rutina de trabajo.

Iniciativa y capacidad de trabajo.- se entiende por iniciativa a la capacidad que tiene toda persona para emprender una acción, sin la necesidad de que otras se lo indiquen. Una secretaria con iniciativa debe anticiparse a las necesidades de su jefe con precaución y criterio.

Puntualidad.-  Es una manifestación de seriedad y formalidad. Toda secretaria debe ser puntal en el cumplimiento de su horario de trabajo como en el desarrollo de las labores encomendadas.

Responsabilidad.- Implica que la secretaria debe ser capaz de realizar su trabajo de manera óptima sin necesidad de supervisión.

Limpieza y orden.-  Una secretaria siempre debe ser ordenada, tener su oficina, archivos, armarios y estanterías en orden y limpios.

Paciencia.- La secretaria debe mantener la tranquilidad en todo momento, incluso cuando las cosas no marchen como lo espera.

Cooperación.- El trabajo administrativo constantemente requiere de trabajo en equipo, por lo tanto la secretaria debe ser capaz de trabajar y de cooperar con los demás compañeros de trabajo.

Buen criterio.- Poseer un buen juicio significa tener la habilidad de recopilar información sobre un tema, estudiarlo cuidadosamente y decidir la acción que sea más apropiada, en beneficio a los intereses de la empresa. 

Buena voluntad.- Toda organización requiere en algunas oportunidades de un esfuerzo adicional de sus colaboradores, para ello la secretaria debe tener la voluntad de ofrecer sus servicios cuando se lo requieran y calidad. 

Dedicación.- Durante el tiempo que la secretaria permanezca en la oficina debe mostrar dedicación en su trabajo, sin emplear su tiempo en actividades que no se relacionen con sus quehaceres habituales.

Pulcritud.- Todo trabajo encomendado a la secretaria debe realizarse con esmero y su presentación debe ser impecable.

Previsión.- Significa saber anticiparse a las necesidades que pudieran suscitarse en la organización.

Sinceridad.- La relación jefe – secretaria tiene que sustentarse en la confianza. Por lo tanto la secretaria debe transmitir información correcta y verdadera a su jefe cuando este la solicite.

Buena educación.- Es indispensable demostrarla en el trato con el jefe, compañeros de trabajo, personal de la empresa, clientes y visitas.

IMPORTANCIA DE LA IMAGEN EJECUTIVA

IMPORTANCIA DE LA IMAGEN EJECUTIVA DE UNA SECRETARIA

En el ámbito laboral, la imagen juega un papel de gran relevancia ya que lo que proyectamos a simple vista comunica mucho más de lo que imaginamos, refleja el grado de autoestima de la persona, el profesionalismo, si es exitosa o no, incluso el nivel cultural y social.

                                         El cuidado de la imagen ejecutiva es fundamental porque estamos representando una firma, con clientes y proveedores tanto internos como externos. El aspecto exterior debe proporcionar sensación de agrado y bienestar mostrando una imagen femenina con alto grado profesional acompañada de elegancia y seguridad.

Porque…”nunca existirá una segunda oportunidad para dar una primera buena impresión”

 

CUALIDADES DE UNA SECRETARIA EJECUTIVA

CUALIDADES DE UNA SECRETARIA EJECUTIVA.

Toda secretaria ejecutiva debe poseer cualidades personales, que conjuntamente con las destrezas y conocimientos le permitirán desarrollar su trabajo de la manera más óptima, además le ayudarán a trabajar con otras personas como miembros de un equipo.

RESPONSABILIDAD.

Es una cualidad que se encuentra por naturaleza en la conciencia de una secretaria, permite reflexionar, administrar, orientar y valorar las consecuencias de sus actos, siempre en el plano moral. Cuando ésta pasa al plano ético (puesta en práctica), persisten estas cuatro ideas para establecer la magnitud de dichas acciones y afrontarlas de la manera más prepositiva e integral, mejorando el sentido laboral, social, cultural y natural.

ENTUSIASMO.

Esta cualidad corresponde a la exaltación del ánimo que se produce por algo que cautiva o que es admirado, no se ve ni se toca. Sin embargo está y hasta se hace manifiesto en el cuerpo a través de sensaciones que no tienen nombre específico, se identifica como una fuerza no intencional moviendo a realizar una acción, favorecer una causa o desarrollar un proyecto.

DISCRECIÓN.

Es vital para toda secretaria, puesto que ocupa un cargo de confianza y tiene acceso a material considerado reservado, deberá tener los documentos alejados de miradas indiscretas, además de mantener la prudencia respecto a la información

La discreción es un elemento de gran importancia a la hora de establecer vínculos de confianza entre dos personas que se conocen y comunican entre sí.

 VERACIDAD.

La veracidad está estrechamente vinculada con conceptos como la buena fe, la honestidad y la sinceridad y por ello es que además se opone ciertamente a la hipocresía y a la mentira.

El término veracidad se emplea cuando se quiere dar cuenta que alguna cuestión, un hecho, una declaración, entre otras cuestiones, guardan estricta conformidad con la verdad.

PACIENCIA

La paciencia se asocia con la calma o la paz, es una cualidad que tiene una persona para soportar o tolerar algo sin ponerse nerviosa, una persona paciente es aquella que sabe esperar y logra tomarse las cosas con calma.

HONRADEZ.

Es una cualidad con la cual se designa a aquella persona que se muestra, tanto en su obrar como en su manera de pensar, como justa, recta e íntegra. Quien obra con honradez se caracterizará por la rectitud de ánimo, integridad con la cual procede en todo en lo que actúa, respetando por sobre todas las cosas las normas que se consideran como correctas y adecuadas en la comunidad en la cual vive o se trabaja.

LEALTAD.

La lealtad es una virtud que se desarrolla en la conciencia del hombre del hombre e implica cumplir con un compromiso aún frente a circunstancias cambiantes o adversas.  En fin la lealtad es sin dudas uno de los elementos más importantes a nivel social hoy en día ya que es a través de ella que el ser humano puede confiar en otro.

SINCERIDAD.

 Más que una cualidad, la sinceridad es un valor con el que debemos vivir para ser dignos de confianza de las personas que nos rodean; no sólo se ve en las palabras, sino que también se demuestra por medio de nuestras actitudes.

Cuando se aparenta lo que no somos (en la edad, trabajo, amistad…) se tiende a aparentar lo que no se es (más joven, inteligente, educados…) Si se descubre la gran mentira que nos han hecho creer se nos viene a la memoria el refrán: ‘’Dime de qué presumes… y te diré de qué careces’’ y entonces se produce una gran desilusión ya que se pierden las esperanzas de lo que la persona no es en realidad.

RESPETO.

Esta cualidad nos indica que respeto es aceptar y comprender tal y como son los demás, aceptar y comprender su forma de pensar aunque no sea igual que la nuestra, aunque según nosotros está equivocado, hay que respetar y aceptar la forma de ser y pensar de los demás.

EFICIENCIA.

Se define esta cualidad como una  óptima utilización de los recursos disponibles para la obtención de resultados deseados".

Por lo tanto se puede decir que una empresa, organización, producto o persona es eficiente cuando es capaz de obtener resultados deseados mediante la óptima utilización de los recursos disponibles.

EL VALOR DE LA SECRETARIA EJECUTIVA EN LA ACTUALIDAD

Las secretarias son fundamentales en cualquier organización. Desde sus escritorios arreglan reuniones, arman agendas y son el primer contacto con clientes y proveedores.

Algunas tareas que se incorporaron son el armado de regalos corporativos y la coordinación de grupos. Y, como indica la experta, “son el primer contacto que se tiene con la empresa. Por eso, muchas veces, son una puerta para cerrar un negocio”.
Un factor que se agregó en los últimos años es la participación de algunas secretarias en las tomas de decisión. Un ejemplo de ello, señala López, se da cuando sus jefes están de viaje y ellas quedan a cargo.

“Antes, sólo atendían el teléfono, hoy tienen que hacer muchas tareas a la vez. La secretaria es un pilar clave dentro de la firma”, señala Paz López, una de las directoras del portal Event Care.

En este punto coincide Cristina Girado, directora del Instituto Argentino de Secretarias Ejecutivas (IASE): “Hoy en día, no sólo llevan la agenda sino que también deciden“. Girado asegura que para el puesto se demandan proactividad y capacidad para trabajar en equipo.

Curiosamente, también “llegan a pedir que tengan sentido del humor y que sepan soportar presiones”, agrega.Esto se debe a que hoy se valoran aspectos vinculados con la personalidad, antes que la clásica asociación de la secretarias con la belleza estética. “Ya no se busca tanto que tenga buena imagen, sino que se priorizan cuestiones de carácter”, dice la directora del IASE. Es que muchas veces, cuando sus jefes no tienen tiempo, la secretaria termina por ayudarlos hasta en asuntos de su vida personal.

Girado asegura que esto tiene un sesgo generacional porque “a diferencia del jefe tradicional, que delegaba casi todo en la asistente, los jóvenes tienden a ser más autosuficientes. Por eso, quieren que se les adelanten en los temas”.

Diversificación Para María Laura Hernández, directora de Recursos Humanos de Eatell ­empresa que capacita a una gran cantidad de secretarias­, existen algunos pilares fundamentales en sus funciones. “Su rol se fue modificando en torno a tres ejes: toma de decisiones, capacitación y diversificación de tareas. Antes, una asistente respondía sólo a su jefe y se limitaba a ejecutar tareas.Hoy en día, ambos trabajan a la par”, señala.

 Otro aspecto que se les exige es el conocimiento de idiomas. Según Hernández, ya no alcanza con hablar otras lenguas, sino que se requiere saber exactamente cómo aplicarlas: “Inglés y portugués son los dos que más se piden. Una secretaria tiene que poder funcionar en otro idioma, lo que implica no sólo tener conocimientos de escritura o vocabulario técnico, sino también de aspectos del lenguaje relacionados con su uso apropiado en distintas situaciones”.

En cuanto a los errores a evitar, Hernández asegura que siguen siendo los mismos: el peor de ellos es la indiscreción, ya que “el nuevo rol que fueron adquiriendo las ubica en un lugar de privilegio con respecto al manejo de la información y es fundamental que no cometan ninguna equivocación en relación con este tema”.

Por su parte, Eugenia Besler, directora de Selección de Adecco Argentina, agrega que las asistentes de hoy en día tienen muchas más responsabilidades.

“Esta profesión ha incrementado su alcance y resulta de vital importancia que quienes la ejercen sean autónomas en sus
decisiones, conozcan los detalles del negocio, sepan administrar
tareas y recursos y cuenten con habilidades de comunicación y negociación”.

La ejecutiva afirma, además, que ya no basta con las competencias administrativas. A éstas se agregan las actitudinales y, como siempre, la vocación de servicio. Un factor fundamental, señala Besler, es la autovaloración de la profesión: “que sepa desenvolverse más allá de sus habilidades técnicas, es decir, que encuentre en sí misma un valor agregado para aportar a la compañía”.

EL PERFIL DE LA SECRETARIA EJECUTIVA DE HOY

Desempeñarse hoy como secretaria de un ejecutivo de empresa no tiene el mismo significado que el de hace unos años, cuando las exigencias del mercado eran menores y las tareas se relacionaban directamente con un trabajo estrictamente de oficina. A pesar de que la tecnología y los nuevos formatos de comunicación amenazaron con reemplazar su función, está lejos de lograrlo.
Para muchas mujeres, este tipo de puesto resulta una exigencia constante. Son muchos los factores que se deben tener en cuenta, entre ellos, el nivel de capacitación y el cuidado de la imagen personal.
Quienes seleccionan a sus asistentes buscan personas con solidez actitudinal: la empatía, la co
municación y el esfuerzo por despejar el camino o simplificar las tareas son cualidades importantes. También suma valor el poder asumir diferentes responsabilidades y funciones, así como contar con la facilidad para coordinarlas.
Características del perfil de la secretaria ejecutiva
Firmeza y seguridad son cualidades que no pueden estar ausentes, sobre todo, al momento de resolver situaciones extremas. El buen humor, por su parte, contribuye a disolver el estrés propio y el de su jefe, así como a la contención y al mantenimiento de un clima laboral ameno donde los conflictos puedan ser neutralizados.
Resulta fundamental desarrollar habilidades no sólo actitudinales sino también profesionales. La capacitación y el entrenamiento continuos son primordiales.
En el momento de iniciar la búsqueda de una secretaria, las empresas tienen en cuenta muchos requisitos pero, sin duda, se busca cada vez más personal especializado. No todas las secretarias –aunque tengan estudios específicos- son aptas para todas las búsquedas.
Además de contar con una formación completa en temas de cultura general y del ámbito político y económico –esto dependerá del rubro de la compañía- resultan indispensables sus competencias técnicas y conocimientos específicos de acuerdo al área a la que deba asistir.